Ciao! Ti sei sentita o sentito sommersa dalla carta anche tu?

Vuoi sapere come puoi ridurre lo spreco di carta, nonostante le richieste della burocrazia italiana e di tutte le stampe necessarie?
Leggi tutto fino alla fine, mi raccomando per scoprire tutte le mie 5 soluzioni.

Io Sono Sara, consulente per il settore turismo e in questo sito parlo di turismo, sostenibilità, teoria e pratiche concrete per diventare un operatore o un’operatrice più sostenibile.

Oggi ti parlo di spreco, ma soprattutto di soluzioni per ridurre lo spreco di carta in particolare nell’ambito ufficio perché anche le attività turistiche sono gestite da un ufficio presente in loco, in remoto oppure in un altro edificio.

• organizzazione
• comunicazioni varie 
• form della privacy
• carta proveniente da altre materie prime
• No ai volantini a GOGO
• idea BONUS

Prima di continuare.. Se questi argomenti ti interessano iscriviti alla mia LISTA EMAIL ! Così non perderai neppure un aggiornamento. Inoltre, se ti iscrivi in questo momento potrai ricevere e scaricare La GUIDA 100% gratuita per operatori turistici che vogliono far crescere la propria attività con impatto positivo…senza fare grandi investimenti! Cosa aspetti? Clicca qui, iscriviti e scarica la nuovissima guida, fatta apposta per te! 

Preferisci guardare o ascoltare? Ecco il video.

Devo fare una precisazione prima di proseguire, alcune soluzioni proposte servono ad ottimizzare anche lo spazio, prevedono l’utilizzo di un computer e di spazio virtuale. Sono consapevole della necessità di gestione dell’inquinamento prodotto da pc, computer portatile, spazio virtuale su server ecc, ho in lista di preparare anche un video dedicato proprio a questo, tengo gli argomenti separatati per semplificare.

Quando ho iniziato la mia attività in hotel, mi sono sentita sommersa in modo letterale dalla carta, piano piano sono riuscita a navigare in questo mare a righe e quadretti e trovare alcune soluzioni.

1. Innanzitutto per gestire l’ufficio di una qualsiasi attività serve ordine e organizzazione.

Sembra banale affermarlo, ma che il tuo ufficio sia all’interno di un hotel o più in generale accommodation, sia in un co-working o sia a casa perché lavori in remoto serviranno comunque alcune regole base per far funzionare il tutto.

Ti suggerisco di capire:

1) chi avrà accesso alle informazioni;
2) quali informazioni sono da stampare obbligatoriamente e con quale funzione;
3) quanto spazio hai a disposizione;
4) quante funzioni diverse dovrai catalogare.

Iniziare a organizzare un ufficio in questo modo ti permette di dividere materiale pubblico da materiale privato (nel caso di una reception di accommodation), materiale da conservare per controlli fiscali (e non) da materiale utile e da consultare quotidianamente.

Ad esempio, nel 2019 era ancora possibile utilizzare le ricevute cartacee sia stampate direttamente dal computer che quelle da scrivere manualmente. I blocchetti di ricevute erano certamente tra i materiali privati, ma utilizzati tutti i giorni, di conseguenza sono stati riposti in un angolo privato ma facile da raggiungere in ogni momento in reception.

La copia di cortesia delle fatture elettroniche che la maggior parte dei fornitori ci ha spedito o consegnato in occasione ad esempio dei lavori di ristrutturazione dell’hotel è stata riposta in una zona semplice da raggiungere per il primo anno, poi conservata nei faldoni in una zona diversa in quanto una volta che il lavoro è stato fatto e pagato non era più così utile averla nelle vicinanze.

Se l’ufficio è parzialmente in remoto, sarà molto più semplice avere copia tramite email oppure scannerizzata o fotografata dei documenti, in modo che tutte le persone con possibilità di visione possano accedervi in maniera veloce e semplice.

E’ nostra policy, in hotel, non richiedere ai fornitori l’invio della copia cartacea, piuttosto l’invio tramite email della stessa, così facendo ci assicuriamo di avere il documento facilmente trovabile e lo possiamo stampare solo in caso di reale necessità.

2. Scelte di comunicazione utili a sprecare meno fogli

Altre scelte di comunicazione che possiamo fare: le comunicazioni bancarie sia per le bollette che per comunicazioni relative ad un’attività. Possiamo scegliere di non ricevere più comunicazioni cartacee, ma solo via email. Possiamo optare per il pagamento diretto delle bollette dal conto, ricevendo notifica via email o messaggio sul telefono. Questa scelta oltre ad aiutarci a diminuire l’utilizzo di carta per la nostra attività ci permette un pochino di risparmio sul costo totale del nostro conto.

In hotel abbiamo iniziato, anche a causa covid a stampare e plastificare 1 copia di orari della navigazione laghi, la maggior parte degli ospiti sono ben felici di fare una foto e non doversi portare con se un foglio.
Il foglio così plastificato può essere facilmente pulito e igienizzato.

Abbiamo rielaborato anche l’email di suggerimenti che ci arriva ogni settimana dal punto informazioni e stampato una pagina A4 con i suggerimenti ripetuti diverse volte nell’arco di un mese, in questo modo possiamo ridurre le stampe.

Lo scorso anno abbiamo inserito il meteo, per quest’anno prevediamo di usare una lavagnetta, invece di stampare ogni settimana una copia da appendere.

3. Il form della privacy da far firmare agli ospiti in una qualsiasi accommodation può essere uno spreco tremendo nel formato cartaceo.

Il formato elettronico naturalmente ha dei costi diversi collegati al gestionale e il rischio che gli ospiti non lo vogliano firmare. Lo dico per esperienza diretta, moltissime persone devono essere convinte a firmare la privacy e a scegliere l’alternativa più aderente alla loro volontà.

E’ uno spreco in tutti i sensi, andrebbe trovata una soluzione diversa, secondo me, ad esempio un procedimento diverso di prenotazione, durante il quale devi rispondere in anticipo a questo form, sarebbe forse inizialmente un cambiamento complesso, ma si otterrebbero dei buoni risultati.

4. Carta alternativa: riciclata o prodotta con altre materie prime

Vista la quota importante di stampe da fare, anche solo per la privacy, per l’utilizzo delle foto, per la fatturazione dovremmo tutti scegliere a gran voce carta riciclata, oppure carta proveniente da altre materie prime come la pietra. L’ultima soluzione ha anche il vantaggio di non dover utilizzare acqua per la produzione della carta. Ne ho parlato anche in questo articolo su The Blue Economy. 

5.Dire NO ai volantini

Un altro importante accorgimento è di non utilizzare la stampa di volantini in generale e men che meno a caso, troppe volte si utilizza questa soluzione con attività di una giornata specifica, si fa un errore e si deve stampare nuovamente tutto.

IDEA BONUS: Fatturazione elettronica e riduzione dell’uso di carta

La fatturazione elettronica secondo me è stato un cambiamento positivo nel ridurre lo spreco e l’utilizzo di carta, soprattutto da quando nel 2020 è stata inclusa anche lo scontrino, ma non sono d’accordo sull’obbligatorietà della stampa dello scontrino. L’ho inserita per suggerire una soluzione: poter inviare all’ospite o in generale alla persona pagante la copia di cortesia via email o messaggio sul telefono.
L’ospite è generalmente soddisfatto con un scontrino proveniente ad esempio dalla carta di credito, essere obbligati a stampare ogni singola transazione ha poco senso.

Cosa ne pensi di queste soluzioni? Ne utilizzi qualcuna?
Se ti va aggiungi nei commenti le tue, mi fa sempre molto piacere condividere soluzioni per diminuire gli sprechi.

Sara – consulente per il turismo

PS. Vuoi far CRESCERE la tua attività con impatto POSITIVO…senza enormi investimenti? Iscriviti alla lista email cliccando su INIZIA QUI! oppure clicca questo link https://saravitali.com/inizia-qui/